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Manual de uso

Todo lo que necesitas saber para usar la herramienta en menos de 5 minutos semanales.

Contenido

01 · ¿Para qué sirve esta herramienta?

Esta herramienta reemplaza la reunión semanal de seguimiento. En vez de juntarnos a revisar números, cada una reporta su área en la herramienta y el sistema genera automáticamente las decisiones prioritarias para el CEO.

⚡
Menos de 5 minutos — no es un informe, son datos concretos.
🤖
El sistema piensa por ti — compara tus números contra las metas y genera alertas automáticas.
📊
El CEO decide con datos — no con percepciones ni reuniones de 2 horas.
🔔
Seguimiento automático — si no reportas, el sistema te recuerda. Si hay algo crítico, escala al CEO.

02 · Cómo entrar

Usa el enlace directo — no necesitas instalar nada.

1
Abre la herramienta
Ve a seguimiento.engagement.com.co desde cualquier navegador o celular.
2
Ingresa con tu correo y contraseña
Usa el correo corporativo con el que fuiste registrada. Si olvidaste tu contraseña escríbele a Wilmar.
3
Ya estás en tu formulario
El sistema reconoce tu área automáticamente y muestra solo los campos que te corresponden.

03 · Qué llenar cada semana

El formulario tiene secciones fijas. Estas son las más importantes:

1
Fecha de la semana
Selecciona el lunes de la semana que estás reportando. Esto es importante — el sistema organiza el histórico por semana.
2
Los tres fundamentales
Verde, Alerta o Rojo para cada uno. Agrega una nota corta explicando por qué.
3
Estado de clientes / proyectos
Actualiza el semáforo de cada cliente o proyecto activo. Registra la fecha del último contacto — el sistema alerta si pasan más de 7 días sin contacto.
4
Números de tu área
Los campos numéricos específicos de tu rol. El sistema los compara automáticamente contra las metas definidas por el CEO.
5
Compromisos de la semana
Las decisiones que tomas tú esta semana sin necesidad de reunión. El sistema hace seguimiento automático.
6
Guardar reporte
Clic en Guardar reporte ✓. El sistema analiza los datos y actualiza el dashboard del CEO automáticamente.

04 · Los tres fundamentales

Son los pilares del negocio. Todas las áreas reportan los tres — cada una desde su perspectiva.

01
Felicidad de quienes nos rodean
Clientes, colaboradores, proveedores y usuarios. ¿Quién está bien, quién está en riesgo?
02
Mejora y creación permanente
Producto nuevo, solución nueva o proceso mejorado. Aunque sea pequeño, cuenta.
03
Crecimiento del negocio
Cliente nuevo, recompra, nuevo requerimiento o expansión de cuenta activa.
Verde
Todo bajo control
Alerta
Riesgo emergente
Rojo
Acción inmediata
Importante
Sé honesta con el semáforo. Un rojo a tiempo es mejor que un verde falso. El sistema está diseñado para ayudarte a resolver problemas, no para juzgarte.

05 · Los números que importan

Cada área tiene sus propios campos numéricos. Las metas están definidas por el CEO y aparecen debajo de cada campo — no son editables.

📦
Operaciones (Paula): P1s, tickets abiertos/cerrados, SLA%. El sistema alerta si los abiertos superan los cerrados dos semanas seguidas.
💼
Comercial (Juanita): Ingresos del mes, reuniones, propuestas activas, nuevos clientes, tasa de conversión. Meta base: $40M/mes.
🚀
Innovación (Patricia): Avance del producto nuevo esta semana (%) y semanas sin avance. Meta: avanzar mínimo 10% cada semana.
Tip
Si un número es cero, ponlo como cero — no lo dejes en blanco. Blanco significa "sin dato" y el sistema lo trata como alerta.

06 · Compromisos de la semana

Son las decisiones que tomas tú esta semana de forma autónoma — sin necesitar aprobación ni reunión.

✅
Escribe qué vas a hacer — concreto y medible. Ejemplo: "Llamar a cliente Abastible para seguimiento de propuesta".
👤
Asigna un responsable — puede ser tú misma u otra persona de tu equipo.
📅
Pon una fecha — el sistema envía recordatorio automático si llega la fecha sin cierre.

07 · Calendario del sistema

El sistema opera automáticamente según este calendario semanal.

Lunes · antes del mediodía
Enviar el reporte semanal. Este es el compromiso principal.
Martes · 9am
Primer recordatorio automático si el reporte aún no fue enviado.
Martes · 2pm
Segundo recordatorio automático. Último aviso antes de escalar.
Martes · 5pm
Escalación al CEO con el nombre de quien no reportó.
Viernes · 5pm
Recordatorio de compromisos vencidos sin confirmación de cierre.

08 · Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no puedo reportar el lunes?
Repórtalo el martes antes de las 9am para evitar el recordatorio automático. Si hay una razón especial, avísale a Wilmar directamente.
¿Puedo editar mi reporte después de guardarlo?
Sí. Entra con la misma fecha de semana, edita los campos y guarda de nuevo. El sistema actualiza el análisis automáticamente.
¿Qué hace el CEO con mi reporte?
El sistema analiza todos los reportes del equipo y le muestra al CEO máximo 5 decisiones priorizadas. Él no lee tu reporte completo — el sistema lo interpreta.
¿Qué pasa si un fundamental está en rojo?
El sistema lo marca como prioridad CRÍTICA en el dashboard del CEO y genera una acción concreta con plazo. No te preocupes — el objetivo es resolver problemas rápido, no señalar errores.
¿Puedo ver mis reportes anteriores?
Sí. En la parte superior del formulario hay un selector de historial. Puedes ver cualquier semana anterior.
¿El sistema funciona desde el celular?
Sí. La herramienta está optimizada para móvil — puedes reportar desde cualquier dispositivo con internet.

Grupo FEK · Sistema de Seguimiento Semanal

¿Tienes una pregunta que no está aquí? Escríbele directamente a Wilmar.