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Manual de uso

Todo lo que necesitas saber para usar el sistema en menos de 5 minutos semanales.

Contenido

02 · Flujo semanal por rol

Cada viernes antes de las 5pm completa este flujo. Toma menos de 10 minutos en total.

1
Actualiza tus proyectos o pipeline
Registra el avance de la semana en cada proyecto o empresa del pipeline. El sistema calcula el avance global automáticamente.
2
Abre el Reporte Semanal
El sistema trae automáticamente tus proyectos o pipeline a la tabla de clientes. Solo confirmas el estado.
3
Marca los fundamentales
Verde, Alerta o Rojo para cada uno. Si algo está en rojo, explica brevemente qué pasó.
4
Ingresa los números del área
Solo los campos que corresponden a tu área. Los valores monetarios van en millones (ej: 20 = $20 millones).
5
Revisa y envía
El botón "Revisar y enviar" muestra un resumen completo antes de guardar. Verifica que todo esté correcto y confirma.

03 · Mis proyectos (Paula y Patricia)

Aquí creas y gestionas tu portafolio de proyectos. Cada proyecto se asocia a los 5 momentos metodológicos de FEK.

📁
Al crear un proyecto — defines nombre, cliente, fechas y los hitos de cada momento. Los hitos son los entregables concretos que el sistema evaluará.
📊
El avance se calcula solo — el sistema suma los hitos completados y calcula el % global. No puedes ingresarlo manualmente.
📅
Cambiar la fecha de entrega — el sistema te pide justificación obligatoria y registra el cambio para medir la eficacia real del proyecto.
Los 5 momentos metodológicos FEK
01
Descubrimiento
Entrevistas, diagnóstico inicial, hallazgos
02
Exploración
Análisis profundo, mapeo, benchmarking
03
Diseño de la solución
Propuesta, prototipo, validación
04
Ajustes y optimización
Iteraciones, feedback, mejoras
05
Cierre y entrega
Entregables finales, cierre formal, transferencia
Importante
En el Reporte Semanal, el sistema trae automáticamente tus proyectos. No los vuelvas a crear ahí — solo actualiza el avance semanal en cada uno.

04 · Mi pipeline (Juanita)

Aquí registras todas las empresas con las que tienes contacto activo — tanto prospectos nuevos como clientes actuales con nuevas oportunidades.

🏢
Prospectos nuevos — empresas con las que estás iniciando una relación comercial.
🔄
Clientes actuales — cuentas existentes con nuevas oportunidades de expansión o recompra.
💰
Valores en millones — ingresa el valor estimado en millones COP (ej: 20 = $20 millones).
📈
El sistema muestra el acumulado — cuánto llevas cerrado vs la meta de $30 millones mensuales y la proyección del mes.
Historial de conversaciones
Cada empresa guarda el historial de notas. Cuando retomes un cliente en el futuro, el sistema te muestra dónde quedó la conversación.

05 · El reporte semanal

Es el corazón del sistema. El Motor de Decisión analiza todos los reportes y genera las acciones prioritarias para el CEO.

1
La tabla de clientes/proyectos se llena automáticamente
El sistema trae tus proyectos activos (Paula/Patricia) o tu pipeline (Juanita). Actualiza el estado y el avance de la semana.
2
Selecciona el momento y hito activo
Para cada proyecto, elige en qué momento metodológico estás y qué hito estás abordando esta semana.
3
Escribe qué avanzaste
Texto libre describiendo el avance real de la semana en ese hito. Si el hito quedó completado, márcalo — el avance global sube automáticamente.
4
Pantalla de revisión antes de enviar
Al hacer clic en "Revisar y enviar" aparece un resumen completo. Revisa que todo esté correcto antes de confirmar.

06 · Los tres fundamentales

Son los pilares del negocio. Todas las áreas los reportan — cada una desde su perspectiva.

Verde
Todo bajo control
Alerta
Riesgo emergente
Rojo
Acción inmediata
Regla de oro
Si algo está en rojo, escribe qué pasó. Un rojo sin contexto no es útil. Un rojo con explicación genera una decisión inmediata del CEO.

07 · Los números que importan

Cada área tiene métricas específicas. Todos los valores monetarios van en millones COP — escribe 20 para indicar $20 millones.

💼
Comercial (Juanita): Ingresos del mes, reuniones, propuestas activas, nuevos clientes, tasa de conversión. Meta base: $30M/mes.
📦
Operaciones (Paula): Incidentes P1, tickets abiertos/cerrados, SLA%. El avance de proyectos se calcula automáticamente por hitos.
🚀
Innovación (Patricia): El avance del producto se calcula automáticamente según los hitos completados en Mis Proyectos. No se ingresa manualmente.

08 · Calendario del sistema

Viernes · antes de las 5pm
Enviar el reporte semanal. Este es el compromiso principal.
Lunes · 11am
Recordatorio automático si el reporte aún no fue enviado.
Lunes · 4pm
Escalación al CEO con el nombre de quien no reportó.
Primer lunes del mes
Cierre de mes automático — el sistema consolida el mes anterior y envía el reporte a todo el equipo.

09 · Regla de edición

Puedes editar tu reporte hasta el lunes siguiente a las 10am. Después de ese punto el reporte se congela para proteger la integridad del historial.

Cómo editar
Entra al Reporte Semanal → en el selector de historial elige la semana que quieres corregir → edita los campos → clic en "Revisar y enviar" de nuevo.

10 · Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo todas las secciones?
El sistema muestra solo lo que corresponde a tu área. Paula ve Operaciones, Juanita ve Comercial, Patricia ve Innovación. Es intencional.
¿Por qué mis proyectos aparecen solos en el reporte?
El sistema los trae automáticamente desde "Mis Proyectos". No tienes que volver a escribirlos — solo actualiza el avance semanal.
¿Cómo indico que terminé un hito?
En la tabla de clientes/proyectos del Reporte Semanal, selecciona el hito que abordaste y marca "Sí — completado ✓". El avance global sube automáticamente.
¿Puedo mover la fecha de entrega de un proyecto?
Sí, en "Mis Proyectos" haz clic en el botón de calendario 📅. El sistema te pedirá una justificación obligatoria y registra el cambio para medir la eficacia real.
¿Cómo ingreso los valores monetarios?
Siempre en millones COP. Si el valor es $20.000.000, escribe 20. El sistema muestra "$20 millones".
¿El CEO ve mi reporte completo?
El Motor analiza todos los reportes y genera máximo 5 decisiones priorizadas. El CEO también puede ver el detalle de tu reporte y dejarte notas directamente.
¿El sistema funciona desde el celular?
Sí. Puedes reportar desde cualquier dispositivo en seguimiento.engagement.com.co o directamente por WhatsApp respondiendo al bot de Grupo FEK.

Grupo FEK · Sistema de Seguimiento Semanal

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